El SIC es una aplicación de la AAA creada para simplificar, agilizar y garantizar mayor participación en el proceso de licitación. A tales efectos, el SIC permite:

1. Visualizar documentación de licitaciones;
2. Presentar ofertas;
3. Registrar de Facturas; y
4. Adjuntar Pólizas de Seguro.

Para acceder al SIC necesitas tener conexión a internet y contar con alguno de los siguientes navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge o Internet Explorer de Microsoft versión 6 o superior (se recomienda tener la última versión), con intensidad de cifrado 128 bits o superior.

Para crear una cuenta en el SIC y poder solicitar es necesario:

1. Estar registrado en el Registro Único de Licitadores (“RUL”) de la Administración de Servicios Generales (“ASG”);
2. Tener una cuenta de correo electrónico, donde recibirá todas las comunicaciones de la AAA.

Nota: De tener una cuenta creada al amparo de una compra de emergencia, no podrá licitar en el proceso ordinario a menos que cumpla con los referidos requisitos.

Primer paso: Pre-Registro (Información General). Al ingresar al SIC el sistema le solicitará ciertos datos para poder crear su cuenta. Datos tales como: información general sobre su empresa o negocio; información sobre persona contacto; y las categorías de licitación autorizadas e inscritas en la Administración de Servicios Generales (“ASG”). Todos los campos marcados con un asterisco (*) son de carácter obligatorio y deben ser cumplimentados.

Resulta indispensable para la creación de su cuenta que esté inscrito en el Registro Único de Licitadores de la ASG. Solo podrá licitar en la AAA en aquellas categorías que le ha autorizado la ASG.

Mostramos el ejemplo de los encasillados requeridos para el pre-registro a continuación:

Una vez completados todos los campos obligatorios, se habilitará el botón de enviar, el cual deberá presionar. Mostramos el ejemplo de este botón a continuación:

Si todos los datos obligatorios fueron debidamente completados, un “pop up” de aviso de pre-registro realizado con éxito será mostrado. Mostramos el ejemplo de este aviso a continuación:

Segundo paso: Confirmación de Correo Electrónico. El sistema le enviará de forma automática un mensaje al correo electrónico incluido por usted como información de contacto para continuar con la creación de su cuenta. Mediante este paso se confirma el correo electrónico relacionado con su cuenta. Dentro del mensaje se incluye un link para que finalice la creación de su cuenta. Usted tiene que acceder al enlace y completar el cuestionario para poder crear su cuenta. De no completar este paso no se creará su cuenta en SIC. Mostramos el ejemplo del correo electrónico y el link que recibirá a continuación.

Tercer paso: Creación de Cuenta en SIC. La AAA valida la información suministrada con el Registro en la Administración de Servicios Generales y que las categorías de licitación seleccionadas por usted, estén autorizadas por la ASG mediante su número de certificado de Registro Único de Licitadores. De estar autorizadas las categorías por ASG, se le envía un mensaje al correo electrónico registrado en su cuenta con sus credenciales de acceso al SIC.

Para ello deberá acceder a la página de la AAA: www.acueductospr.com

La primera vez que ingrese al sistema, por motivos de seguridad se le solicitará que modifique la clave de acceso/contraseña que se le envió como parte de sus credenciales de acceso. Una vez ingresados los nuevos datos por favor presionar el botón modificar para ingresar al sistema. Le mostramos el ejemplo de la pantalla de cambio de clave de acceso/contraseña a continuación.

La nueva contraseña que ingrese deberá tener como mínimo 8 caracteres y como máximo puede tener 14 caracteres alfanuméricos.

El sistema proporciona una herramienta para la recuperación de clave de acceso/contraseña en caso de olvido. Le mostramos el ejemplo de la pantalla de donde debe presionar para recuperar la clave de acceso/contraseña a continuación.

Al accederlo, el sistema le solicitará el nombre de ID y el correo electrónico registrado en su cuenta. Los mismos deben coincidir con los datos registrados en el SIC. Si son correctos, se le enviará una nueva clave de acceso al correo electrónico registrado con su cuenta. Le mostramos el ejemplo de la pantalla de cambio de clave de acceso/contraseña a continuación.

Una vez el sistema le envíe la contraseña provisional deberá escribirla en clave de acceso anterior y luego crear una nueva que deberá tener como mínimo 8 caracteres y como máximo puede tener 14 caracteres alfanuméricos.

El proceso de licitación es el proceso mediante el cual la AAA solicita a proveedores con cuentas en el SIC cotizaciones para determinados productos y/o servicios. La AAA notifica sus solicitudes de cotización al correo electrónico registrado en su cuenta. Por esto, resulta indispensable que mantenga su correo electrónico actualizado.

Los proveedores son invitados a cotizar conforme a la(s) categoría(s) de licitación relacionada(s) con su cuenta que fueron validadas con el RUL de ASG.

Si usted fue invitado a someter su cotización para una licitación podrá realizar su oferta. Las ofertas son evaluadas una vez culmina el plazo de presentación. Para saber el resultado de la adjudicación deberá escribir contactar al analista que creó la licitación.

Para visualizar las licitaciones usted tendrá un menú disponible en su pantalla en el cual debe presionar el botón de “Licitaciones y Subastas”. Mostramos el ejemplo de este botón a continuación:

Al hacerlo, se desplegará un reporte con todas las licitaciones a las que ha sido asignado. Mostramos el ejemplo de este reporte a continuación:

Nota: Recuerde presionar el botón actualizar para visualizar siempre todas las licitaciones. Mostramos el ejemplo de este botón a continuación:

Dentro de dicho reporte, puede buscar la licitación a la que fue invitado y visualizar el detalle de la misma presionando el botón “Visualizar Evento”. Mostramos el ejemplo de este botón a continuación:

Además de visualizar el detalle de la licitación a la que fue invitado, en esta nueva pantalla usted puede informar su intención de participación en la misma. La intención de participación es informada a la AAA, e implica que será notificado ante cualquier cambio en la licitación. Mostramos el ejemplo de esta pantalla a continuación:

Para ello, en la pantalla donde se visualiza la licitación, se debe presionar el botón de “Crear oferta”, y completar la misma con las condiciones antes de enviarla a AAA.

Al crear la oferta el suplidor deberá completar las preguntas por defecto obligatorias para cumplir con el código de ética y regulaciones que requiere AAA.

El suplidor debe dar su consentimiento a las siguientes preguntas:

• Código de Ética Ley 84-2002
• Ley de Preferencia
• Suplidor PYMES

Las mismas se encuentran en la parte de Información sobre la licitación - Preguntas:

Si no indica “SI: acepto” entonces no podrá enviar la oferta.

Ya en la pantalla de creación de la oferta (pestaña Posiciones), se deberá completar las columnas de “Cantidad ofrecida” y de “Precio”.

Nota: Dentro de la pantalla también se puede apreciar de forma online, el Tiempo Restante que queda para presentar la oferta.

Posiciones de material, se debe completar de manera obligatoria la pregunta por defecto que se refiere a Marca, Modelo, Garantía y Tiempo de Entrega del material solicitado.

Esto se encuentra en el detalle de la posición, presionar en el número de línea, solapa “Preguntas”:

Esto se deberá completar por cada posición de tipo Material.

Posiciones de servicios, se podrá ofertar desplegando el nodo y colocando el precio en la segunda línea como se muestra a continuación:

Luego, el suplidor puede ingresar notas o anexos tanto a nivel cabecera como a nivel de posición.

Notas y anexos (cabecera): Las mismas se encuentran como muestra la siguiente imagen:

Para añadir una nota debe clickear en “Añadir” y luego “Notas del licitante”:

Luego se le abrirá una ventana para completar la nota que el suplidor desee agregar:

Una vez agregada la nota, cuando presione OK verá la línea agregada con una previsualización del texto:

Para añadir anexos, se deberá presionar el botón “Añadir Anexos” y se abrirá una ventana para buscar de manera local en la máquina del suplidor el archivo que desee agregar (PDF, .DOC, .XLS, JPG, Etc.) botón OK y verá a línea agregada, con todos los detalles del archivo:

Una vez que seleccione el fichero, le puede indicar una descripción si desea y luego presiona el botón OK y verá a línea agregada, con todos los detalles del archivo:

Nota: El archivo anexado no debe excederse de los 10 MB.

Notas y anexos (posición): La opción de Notas y anexos también se encuentra a nivel posición, yendo al detalle de la posición y luego a la solapa “Notas y anexos”:

La funcionalidad de las notas y anexos son las mismas que describimos para cabecera. Lo diferente es que a nivel posición se encuentran 2 tipos de nota que el suplidor podrá ingresar:

• Notas del licitante.
• Notas del comprador.

Una vez se haya completado la oferta, puede ver las condiciones de la misma en la solapa de “Resumen” y presionando el botón de “Enviar”, se someterá su propuesta a la licitación.

Nota: Tenga en cuenta que solamente se aceptaran las ofertas que se envíen. Si creó su oferta pera solo la guardó, la misma no estará será considerada.

A través del SIC usted puede enviar sus facturas. El SIC es el mecanismo de notificación que recomienda la AAA ya que registra electrónicamente tanto la factura como la fecha en que fue sometida, con esta fecha comienza el proceso para el vencimiento de la factura.

Para enviar la(s) facturas(s) son necesarios los siguientes requisitos:

1. Disponer de una cuenta en el SIC.
2. Tener un pedido de compra emitido por la AAA.
3. Disponer de la factura digitalizada (Formato PDF o JPG).

Aclaraciones:

• Si usted envía la factura a través del sistema no será necesario que envíe las facturas nuevamente a las oficinas de la AAA.
• El envío de las facturas por este medio es la manera más confiable para el recibo de facturas.
• Las facturas registradas en el sistema se procesan bajo los mismos controles que actualmente utiliza el departamento de cuentas a pagar de la AAA.

Debe acceder al SIC www.sic.acueductospr.com.

Para registrar su factura deberá seleccionar dentro del menú el icono de “Facturas y Abonos”. Mostramos el ejemplo de este ícono a continuación:

Estando en la nueva pantalla, debe presionarse el botón de “Registrar Factura”. Mostramos el ejemplo de este botón en la pantalla a continuación:

Una vez seleccionado el referido botón, debe presionarse el botón de “Crear Factura”. Debe seleccionar la opción de crear factura para un pedido. Siempre debe seleccionar la opción para un pedido. Mostramos el ejemplo de este botón en la pantalla a continuación:

Una vez seleccionada la opción indicada, se visualizarán todos los pedidos que le han sido adjudicados y que están disponible para facturar. Para la creación de la factura deberá seleccionar el Pedido y presionar el botón de "Crear Factura". Mostramos el ejemplo de este botón en la pantalla a continuación:

La información general que deberá incluir es la siguiente:

• Número: Deberá ingresar su número de factura.
• Nombre: Breve descripción de la factura.
• Numero de Referencia Externo: Número de pedido en virtud del cual se está facturando.
• Fecha de Factura: Fecha de su factura.
• Status: Al momento de enviar la factura este campo se actualizará con el status de “Enviado”.
• Monto Total de la Factura: Monto total de la factura que desea enviar.

Mostramos el ejemplo de la pantalla donde incluirá esta información a continuación:

El sistema automáticamente indica las posiciones (o campos de información) que se encuentran en el pedido para el cual se desea someter una factura en la pantalla de “Resumen de Posiciones”). En esta pantalla, debe actualizar los campos de cantidad y valor neto.

• Cantidad: El campo de cantidad se utilizará para facturaciones parciales de materiales. Podrá actualizar el campo con un valor menor si desea realizar una facturación parcial. Nunca podrá ingresar mayor cantidad de lo que fue establecido en el pedido.
• Valor Neto: El campo de valor neto se utilizará para facturaciones parciales de servicios.

Nota: En caso de no querer facturar una posición (o campo de información) puede presionar el zafacón en esa posición para eliminar la misma. Si presionó este botón por error, puede cancelar esa factura (presionando el botón cancelar) y comenzar el proceso nuevamente.

Mostramos el ejemplo de la pantalla de “ Resumen de Posiciones” a continuación:

El valor neto siempre debe ser igual al monto total de la factura.

Es requisito que el proveedor aneje la factura digitalizada. De no adjuntar la misma el sistema le indicará un mensaje de error y no le permitirá continuar. Para adjuntar la factura es necesario que presione el botón de “Insertar/Visualizar Archivo”. Mostramos el ejemplo de este botón a continuación:

Luego de presionar este botón una nueva ventana se abrirá para que pueda adjuntar su factura. Es obligatorio aceptar la cláusula de bajo pena de nulidad para poder adjuntar los archivos.

Para buscar la misma dentro de los archivos, presione el botón de “Browse” y seleccione el archivo correspondiente en su computadora. Una vez seleccionado presione el botón de subir archivo.

Nota: Los formatos aceptados por la AAA son PDF y JPG.

Si desea confirmar que el archivo ha sido subido satisfactoriamente puede presionar el botón “Ver archivo”. El mismo se abrirá directamente en su equipo. En caso de que percatarse que el archivo está equivocado puede borrar el archivo presionando el botón “Borrar Archivo” y proceder a subir el archivo nuevamente.

Mostramos el ejemplo de esta pantalla a continuación:

Finalizada la registración de la factura, el sistema provee distintas acciones a realizar. Estas son:

• Enviar: Envía la factura.
• Grabar: Guarda los cambios y permite su tratamiento posterior. No envía la factura.
• Cancelar: Cierra la ventana, sin guardar los cambios efectuados.
• Actualizar Precios: Actualiza el precio total de la factura en base a los cambios de cantidad facturada de las posiciones.
• Imprimir: Genera un PDF con la información de la factura.
• Insertar / Visualizar Archivo: Permite adjuntar la factura digitalizada (mencionado en punto anterior).

Mostramos el ejemplo de la pantalla con estas acciones a continuación:

Si presionar el botón de “Enviar” un mensaje le avisa si se ha procesado correctamente. Adicionalmente el status del documento se actualiza a “Documento enviado”. Como indicamos anteriormente, a partir de este momento la factura pasará a ser verificada y procesada por el departamento de cuentas a pagar.

Mostramos el ejemplo de la pantalla a continuación:

A continuación incluimos algunos de errores más frecuentes con las acciones a seguir al intentar enviar su factura por el SIC.

1. Tengo un pedido de compras para facturar y no sé o no recuerdo los datos de acceso a SIC.
   Si tiene un pedido de compras significa que ya tiene cuenta registrada en la AAA. Para obtener la información necesaria para acceder, debe comunicarse con el personal contacto. Ver pregunta #17.
2. No adjuntar un archivo.
   Ha intentado enviar una factura, pero no ha adjuntado la versión digital de la misma. Recuerde que debe presionar el botón Insertar/Visualizar Archivo y luego debe adjuntar el archivo correspondiente. Recuerde que los formatos aceptados son PDF y JPG.
3. El monto total de factura no coincide con el de detalle de las posiciones.
   Asegúrese de completar el campo “Monto total de factura” en la sección de Datos Básicos. En caso de estar completo verifique que el mismo coincida con el campo valor neto que se encuentra al final de las posiciones. Recomendación: Presione el botón “Actualizar Precios” para que el sistema calcule automáticamente el valor neto. Siempre la cantidad del Monto total de factura tiene que ser igual al de Valor Neto.
4. Error cierre de periodo fiscal.
   Error: Factura no puede contabilizarse porque el período contable está cerrado. Error grave Por favor crearla el próximo día hábil
   En este caso deberá esperar al siguiente día hábil para poder realizar la factura. Si el error sucede con una factura que ha quedado grabada, entonces deberá cancelarla y volver a crearla para que se actualice la fecha de creación del documento.
5. No permite realizar factura porque se encuentra facturado por completo.

   Verificar si ha dejado una factura en estado Grabado. Para ello dirigirse a la solapa “En tratamiento”:

   

   Si corresponde puede proseguir con la factura que ha dejado grabada o de lo contrario cancelarla y volver a crearla.

El proveedor puede presentar un certificado para un pedido de compras o un contrato, en cualquiera de los dos casos que la AAA requiera de su parte certificados obligatorios, estos deberán ser presentados vía SIC.

En el caso de pedidos de compras, el Departamento de compras le enviará inicialmente una carta de adjudicación, notificando el número de pedido de Compras. Debe esperar que el Departamento de Seguros le envíe un correo electrónico notificando la disponibilidad del pedido en el SIC para incluir los certificados.

La sección de certificados en SIC lo verá ingresando a la siguiente pestaña:

Una vez ingresado allí, visualizará la siguiente pantalla:

Como se ve en la imágen tiene dos grupos de botones para seleccionar su área de trabajo.

El proveedor podrá seleccionar el tipo de documentos a visualizar:

• Pedido de Compras
• Contrato SIC

Y también podrá seleccionar los documentos a visualizar agrupados por estado:

• Pendientes: documentos con estado No presentado, Rechazado. Estos son los documentos que tiene pendientes de presentar algún certificado.
• Completados: documentos con estado Aprobados, en revisión AAA y Vencidos. Estos son los documentos que ya ha trabajado y ya no podrá enviar certificados.
• Todos: se muestran todos los documentos.

Dependiendo de lo que seleccione, se mostrará la información correspondiente. Un ejemplo de la visualización es el siguiente:

Para adjuntar un certificado podrá seleccionar el registro correspondiente y seguir los siguientes pasos:

Presionar el lápiz, completar el pop up con el anejo y los comentarios.

Presionar guardar

NOTA: Se permitira adjuntar un solo archivo en formato PDF.

Una vez realizada esta acción el documento pasa a revision de AAA para aprobar o rechazar según corresponda.

Resumen de los status de los documentos:

Status	Descripción
No presentado	Se le solicito algún certificado al proveedor y este aun no presentó el documento
En revisión AAA	El suplidor presentó un certificado el cual AAA debe revisar para aprobar o rechazar
Aprobado	Certificado aprobado
Rechazado	Certificado rechazado (El proveedor puede volver a adjuntar otro documento para enviar a revisión nuevamente)
Vencido	Certificado expirado, ya no es válido (AAA puede re-solicitarlo si corresponde)
Cancelado	Se cancela el certificado solicitado

La carga de certificados y las busquedas funcionan de igual manera tanto para pedidos como para contratos.

Ingresar a la pestaña de "Administración de usuarios":

 

Luego presionar el botón de (se encuentra al final de la página)
Completar los datos obligatorios y aceptar la declaración de protección de datos

Contraseña: Debe Contener como mínimo ocho caracteres y simbolos numérico como por ejemplo inicio01

Dirección de e-mail: Esta no puede ser repetida, o sea que ningún usuario puede tener el mismo email

Roles: este campo es un campo fundamental para organizar los usuarios que crea, ya que mediante los roles se va a poder otorgar funcionalidades a los usuarios como por ejemplo: si desea que el usuario solo trabaje licitaciones, entonces debe seleccionar solo el rol de licitaciones, si desea que el usuario trabaje licitaciones y envío de facturas, entonces deberá seleccionar esos roles, mediante la combinatoria de roles se podrá diferenciar las diferentes funcionalidades de los usuarios creados.

Luego presionar grabar

 

Nota: Solo los usuarios administradores podrán crear nuevos usuarios para la compañía, estos usuarios se identifican con una estrella en la lista de usuarios:

Cuando se invita un suplidor a una licitación los usuarios de esa compañía que tengan el rol de licitador van a poder emitir una oferta (solo se va a permitir enviar una sola oferta)

Para poder emitir oferta se debe ingresar a la licitación y presionar el botón "inscribir"

 

Una vez presionado este botón se habilitará la opción de crear oferta y se trabajará como normalmente se realiza una oferta

El contacto para cualquier situación con el Sistema Integrado de Compras es:

• sistemaintegradodecompras@acueductospr.com

Número de teléfono contacto (787) 620-2277 ext. 2135 y 2966